Por qué cada vez más empresas están implementando tecnologías para la gestión del gasto empresarial

Reducir los riesgos, mejorar la rentabilidad e impulsar la eficiencia operativa son solo algunos de los beneficios que trae integrar en una sola plataforma todo lo que ocurre antes, durante y después de la acción directa de gastar dinero en operaciones comerciales. Aquí, expertos explican cómo funciona y qué ganan las empresas al hacerlo.
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Múltiples son las problemáticas que enfrentan las empresas en la actualidad. Controlar sus gastos, lograr mayores eficiencias, dar cumplimiento a las normativas de transparencia o implementar criterios ESG son solo algunos de los desafíos a los que las organizaciones deben responder, no solo para desarrollarse y crecer, sino también para sobrevivir ante un escenario adverso.

Una de las tendencias que está tomando vuelo para apoyar a las empresas es la gestión del gasto empresarial o Business Spend Management (BSM), una combinación de tecnología y estrategias que capturan todo lo que ocurre antes, durante y después de la acción directa de gastar dinero, desde que surge un requerimiento en la organización hasta el procesamiento y pago de facturas, y otras actividades relacionadas con los proveedores.

“La gestión del gasto empresarial rastrea, analiza y automatiza procesos de gastos de una empresa end-to-end para reducir el riesgo, mejorar la rentabilidad e impulsar la eficiencia operativa. En esencia, BSM trata de maximizar el impacto de cada dólar que gasta una empresa”, explica Cirilo Corti Maderna, Head of Marketing de Agilice.

Se trata de una disciplina que ayuda a las organizaciones a planificar, presupuestar, prever y reportar sobre el desempeño empresarial, así como a analizar los resultados para tomar decisiones informadas. Arturo Alba, director de Ingeniería Civil Industrial en la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la Universidad Adolfo Ibáñez, comenta que, tras surgir a inicios de este siglo, BSM ha evolucionado a lo largo de las últimas décadas, “impulsado por la necesidad de las empresas de tener un mayor control y visibilidad sobre sus gastos operativos, así como por la disponibilidad de herramientas de software más sofisticadas que permiten una gestión del gasto más eficaz y eficiente”.

Esta mayor capacidad de monitoreo y seguimiento permite, a juicio de Claudia Giordano, socia de Consulting en Deloitte, “identificar áreas de gasto excesivo o posibles oportunidades de ahorro, como así también analizar los patrones de gasto e identificar áreas de ineficiencia, para implementar estrategias y reducir costos, mejorando los resultados financieros”. También tiene un rol para cumplir con las políticas de gasto y regulaciones, reduciendo el riesgo de fraude o incumplimiento.

Implementación e impacto

A nivel tecnológico, Luz María García, gerenta general de la Asociación Chilena de Empresas de Tecnologías de Información (ACTI), detalla que para implementar BSM se requiere contar con un software de gastos empresariales, la integración con sistemas financieros, tener tecnología en la nube y aplicaciones móviles, así como también Inteligencia artificial, automatización y ciberseguridad.

“Al integrar BSM con sistemas de gestión existentes, las empresas pueden aprovechar al máximo su infraestructura tecnológica actual mientras mejoran y optimizan sus procesos de gasto”, complementa Corti Maderna, y señala que los impactos de su adopción pueden resumirse en tres ejes: reducción de costos, optimización de procesos y mitigación del riesgo.

El académico de la UAI detalla que, a partir de distintos proyectos, han observado resultados concretos de su implementación, y da algunos ejemplos locales, como el de una empresa manufacturera que adoptó una plataforma de BSM para centralizar y analizar sus contratos con proveedores: al utilizar datos de gasto consolidados y comparar precios y términos, logró negociar mejores condiciones, reduciendo un 15% en los costos de materiales directos dentro de los primeros 12 meses de implementación.

Por otro lado, un minorista en línea adoptó una solución de BSM para automatizar las órdenes de compra y la reconciliación de facturas, lo que eliminó la necesidad de procesamiento manual y redujo los errores, incrementando la eficiencia operativa, reduciendo el tiempo dedicado a la gestión de compras en un 50% y disminuyendo los errores de facturación en un 90%.

Desafíos

Como en Chile prácticamente todas las empresas poseen algún tipo de sistema tecnológico para llevar adelante la administración de sus gastos, especialmente desde que la facturación electrónica se volvió una exigencia en el país, Giordano considera que “la gestión de gastos se encuentra abordada”, aunque reconoce que aún hay sistemas subutilizados y con mucha operación manual, ya sea por desconocimiento o por falta de actualización, al no ser soluciones en la nube.

Para Alba, las grandes empresas y multinacionales con operaciones en Chile tienden a liderar en la adopción de prácticas de BSM avanzadas, gracias a su acceso a capital y tecnología, así como a su exposición a prácticas globales de gestión, mientras que las pymes pueden enfrentar más desafíos en la implementación de estas soluciones debido a limitaciones de recursos, conocimiento y herramientas tecnológicas.

Por ello, García considera que aún queda mucho por hacer. “BSM todavía es desconocido nacionalmente, pero el camino ya se abrió hace unos años y eso es una buena señal para seguir avanzando en esta adaptación”, dice, y agrega que “para eso, es necesario que las empresas tengan libre acceso a instruirse en cuanto al tema, para que se genere una voluntad a adherirse a esta nueva etapa de gestión empresarial”.    

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