Cuándo la gestión del gasto empresarial va más allá del ERP y por qué ambas herramientas deben trabajar juntas

Implementar tecnología para gestionar el gasto de las empresas es esencial para dar visibilidad a todo el proceso de compras y pagos, un aspecto que el ERP no maneja tan profundamente, pero que es clave integrar para lograr mejores resultados que beneficien el crecimiento de las organizaciones.
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Las plataformas de Business Spend Management (gestión de gasto empresarial, BSM, por su sigla en inglés) se han vuelto clave para que las organizaciones tengan una visibilidad total de sus transacciones, desde que surge la necesidad de una adquisición en algún área hasta que se factura y se procesa el pago, e incluso en el manejo de la relación  con los proveedores. Mayor transparencia, eficiencia, reducción de riesgos, generación de importantes ahorros, trazabilidad de las compras, visibilidad de los gastos y la posibilidad de tomar mejores decisiones son parte de sus beneficios.

Sin embargo, la pregunta que surge es por qué implementar un software de este tipo en lugar de un Enterprise Resource Planning (ERP), o sumarlo si la empresa ya tiene una herramienta de este tipo. Y para los expertos en herramientas BSM la respuesta es que un ERP no puede hacerlo todo:

Así, mientras un ERP “integra y automatiza procesos de negocios de una empresa, incluyendo finanzas, compras, inventario, ventas y recursos humanos, y entrega una visión más integral del negocio, brindando una vista unificada de las operaciones de la empresa y así apalancar una mejor toma de decisiones”, explica César Vallebuona, senior manager de Tecnología para la Industria Financiera de EY, las plataformas BSM están diseñadas para “generar eficiencia en las transacciones, automatizando y simplificando los procesos, reduciendo errores, mejorando los tiempos de operación, reduciendo el riesgo a fraudes y contribuyendo a un mejor flujo de caja, brindando una vista clara del estado de los pagos y cobros”.

“Una empresa puede ver estas tecnologías de manera complementaria como también alternativas entre sí”, añade, una decisión que va a depender, principalmente, de las necesidades específicas que cada empresa tenga.

Lo que sí es seguro es que integrar estas herramientas es esencial para maximizar los beneficios que ambas ofrecen.

Los puntos clave para integrar ERP y BSM

A juicio de Arturo Alba, director de Ingeniería Civil Industrial en la Facultad de Ingeniería y Ciencias Universidad Adolfo Ibáñez, la integración de BSM con ERP y con otros sistemas de gestión es un paso crítico para las organizaciones que buscan optimizar sus operaciones y obtener una ventaja competitiva.

“Al asegurar que estos sistemas trabajen juntos de manera cohesiva, las empresas pueden lograr una gestión del gasto más efectiva, procesos más eficientes y una mejor toma de decisiones basada en datos. Este sigue siendo un gran desafío para muchas empresas que actualmente cuentan con sistemas ERP, pero no han sido concebidos para responder adecuadamente a los sistemas de control de gestión como BSM”, recalca.

En este sentido, el académico enumera cuatro puntos críticos para integrarlos:

  1. Datos financieros y contables: Las soluciones de BSM se integran con los módulos financieros y contables del ERP para automatizar la contabilización de gastos, la reconciliación de cuentas y la gestión de flujos de efectivo. Esto asegura que todas las transacciones de gasto se reflejen correctamente en los informes financieros.
  2. Gestión de proveedores: La información del proveedor se sincroniza entre el sistema de BSM y el ERP para garantizar que los datos estén actualizados en ambos sistemas. Esto facilita la gestión de contratos, pedidos y pagos, además de ayudar en la evaluación del rendimiento del proveedor.
  3. Órdenes de compra y facturas: La integración permite que las órdenes de compra creadas en la solución de BSM se transmitan automáticamente al ERP para el seguimiento del compromiso de gastos y el control presupuestario. Del mismo modo, las facturas pueden procesarse en el sistema de BSM y luego integrarse al ERP para el pago.
  4. Planificación y presupuesto: La información de gastos capturada y analizada por las soluciones de BSM puede alimentar los procesos de planificación y presupuestación en el ERP, ayudando a las organizaciones a realizar previsiones más precisas y a ajustar sus estrategias financieras.

Los expertos coinciden en que integrar un sistema de gestión más general como un ERP con software especializados o verticales, como un BSM, puede maximizar la eficiencia operativa de las empresas. “La integración efectiva permite que los datos fluyan sin problemas entre sistemas, mejorando la precisión, reduciendo los tiempos de procesamiento y proporcionando insights valiosos para la toma de decisiones”, concluye Alba.

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