Cómo las tecnologías de gestión de pagos están ayudando a las empresas a avanzar en compliance

Las áreas de gastos y de compras están expuestas a riesgos de fraudes y otros delitos, por lo que las organizaciones están avanzando en implementar sistemas de control basados en tecnología, que les permitan alertar tempranamente posibles incumplimientos a las normas que las regulan.
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En septiembre de este año entra en vigencia la Ley Delitos Económicos (21.595), que incluye modificaciones a la norma sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas, introduciendo en esta figura nuevos delitos, cambiando las penas y aumentando los sujetos susceptibles de responsabilidad penal, entre otras novedades.

Esta normativa y otras regulaciones que detallan los controles y consideraciones que las empresas deben tener con sus proveedores y clientes, hacen que las organizaciones se enfrenten a una variedad de requisitos regulatorios que pueden ser un reto a la hora de establecer procesos y mecanismos de prevención y fiscalización.

“Muchas empresas han implementado tecnologías que permiten llevar a cabo un programa de cumplimiento o compliance, traducido en un sistema o modelo de gestión de riesgos que contiene las políticas  y procedimientos que dan a lugar el cumplimiento de los requerimientos legales”, explica Cirilo Corti Maderna, Head of Marketing de Agilice.

Un ejemplo es la forma en que las organizaciones gestionan los gastos de sus colaboradores y de qué manera se desarrolla ese proceso, especialmente porque la detección de fraudes se hace más compleja al tener una gran cantidad de empleados haciendo ese trámite en forma manual, sin la inteligencia y automatización adecuadas para detectarlos. Lo mismo ocurre en equipos con alto riesgo de incumplimiento, como las áreas de compras, que deben elegir a qué proveedor y bajo qué condiciones hacen negocios.

Jaime Viveros, asociado del Grupo de Compliance de Albagli Zaliasnik, indica que de los procesos de gastos en el ámbito empresarial pueden surgir riesgos de comisión de diversos ilícitos, como distintos tipos de fraude, delitos de lavado de activos y financiamientos irregulares, entre estos, al terrorismo y a partidos políticos. A partir de ello, existen también riesgos asociados a la elaboración de balances y estados financieros, pudiendo dar lugar a potenciales delitos tributarios.

“Algunos mecanismos de control que las empresas han implementado para la mitigación de riesgos asociados a fraudes o delitos relativos al financiamiento irregular de terceros implican el establecimiento de herramientas de screening para el conocimiento de dichos terceros y así evitar cualquier vinculación, por medio de pagos, a actividades ilícitas”, afirma Viveros, y añade que “se ha visto un incremento en la implementación de herramientas tecnológicas de apoyo para controlar los flujos de pago y gastos, que permiten llevar una trazabilidad de las aprobaciones correspondientes”.

Más transparencia

En este sentido, las plataformas de gestión del gasto empresarial (BSM, por su sigla en inglés), contienen los procesos estandarizados que permiten dar cumplimiento a las leyes y reglas de negocio internas, puntualiza Corti Maderna. Permiten establecer mecanismos de alertas y de flujos de aprobación específicos para cada organización, para que puedan llevar a cabo la fiscalización y control, proceso facilitado por tecnologías como inteligencia artificial y Machine Learning, que detectan posibles fraudes como facturación doble, rendiciones de gastos repetitivas o proveedores de alto riesgo, entre otros.

“BSM ayuda a asegurar que todos los gastos cumplan con las políticas y regulaciones internas y externas, reduciendo el riesgo de incumplimiento. Esto es especialmente importante en industrias altamente reguladas”, acota Arturo Alba, director de Ingeniería Civil Industrial de la Facultad de Ingeniería y Ciencias Universidad Adolfo Ibáñez, mientras Juan Manuel Brusa, líder de Consultoría en Estrategia, Finanzas y Procesos de Accenture, considera que la tecnología tiene la capacidad de potenciar estos controles, “al punto tal que permite, por ejemplo, entender comportamientos y predecir casos de fraude, lo que permitiría a las empresas generar acciones preventivas en lugar de correctivas, llevando al proceso más allá de un simple control”.

Desafíos

Para el abogado de Albagli Zaliasnik, implementar medios de control en el área de pagos es una preocupación para las empresas de distintas líneas de negocio y de todos los tamaños. ”Muchas empresas han optado por el uso de la tecnología, ya sea mediante plataformas ad-hoc para llevar a cabo el proceso de pagos a proveedores y prestadores de servicios, como también para la rendición de gastos internos de la compañía”, asevera.

Desde Agilice, Corti Maderna coincide, pero aclara que esto ha avanzado con mayor velocidad en industrias altamente reguladas, como la banca y las telecomunicaciones, y también en las grandes empresas, que suelen tener estructuras más sólidas de compliance, mientras que las pequeñas y medianas deben enfrentar limitaciones de recursos y capacidades. “Aunque el compliance en los procesos de gastos es una preocupación creciente en todos los niveles, aún hay espacio para mejorar la conciencia y la implementación, especialmente en industrias menos reguladas y en empresas de menor tamaño”, concluye.

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